Das Helmholtz-Institut Mainz (HIM) ist ein physikalisches Forschungsinstitut, das sich mit der Struktur, Symmetrie und Stabilität von Materie und Antimaterie beschäftigt. Es ist eine institutionelle Kooperation der Johannes Gutenberg-Universität Mainz und des GSI Helmholtzzentrums für Schwerionenforschung in Darmstadt. Das HIM verknüpft die akademische Welt einer Universität mit den wissenschaftlichen Möglichkeiten eines international renommierten Großbeschleunigerzentrums für Ionen. In den nächsten Jahren wird in Darmstadt die internationale Beschleunigeranlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research), eines der größten Forschungsprojekte weltweit, gebaut.

Für den Bereich Administration am Standort Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz (d/m/w) in Teilzeit 50%

Kennziffer 26.70-4300

Ihre Aufgaben:

• Selbständige Organisation des Sekretariatsablaufs, Terminplanung, Koordination von Besprechungen und internen sowie externen Kommunikationsprozessen.
• Begleitung und Abwicklung von Personalprozessen.
• Sprachlich präzise und sachgerechte Übertragung in die jeweils andere Sprache (deutsch/englisch).
• Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Protokollen und Korrespondenzen.
• Übersetzung von fachbezogenen Dokumenten, Schriftstücken und Korrespondenzen mit physikalisch-technischem Hintergrund.
• Erstellen und Bearbeiten von Schriftstücken unter Verwendung fachsprachlicher Terminologie.
• Bearbeitung vertraulicher Unterlagen und Aktenführung.
• Überwachung und Meldung von Urlaubs- und Krankheitszeiten innerhalb der Sektionen.
• Pflege der entsprechenden Nachweise und Meldungen an die zuständigen Stellen.

Ihr Profil:

• Ausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
• Berufserfahrung im Sekretariat oder als Teamassistenz (wünschenswert)
• Kenntnisse von Hochschulstrukturen und Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation (von Vorteil)
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Planungsfähigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent
• Professionelles und serviceorientiertes Auftreten in einem internationalen, wissenschaftlichen Umfeld
• Sichere Beherrschung von allen MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft zur selbstständigen Einarbeitung in weitere Softwarelösungen
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationskompetenz in deutscher und englischer Sprache

Wir bieten einen vielseitigen und interessanten Arbeitsplatz in einem dynamischen und gut ausgestatteten Forschungsumfeld. Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).

Weitere Informationen über HIM, GSI und FAIR erhalten Sie unter www.hi-mainz.de,www.gsi.de und www.fair-center.de.

Fragen zu dieser Ausschreibung beantwortet Ihnen gerne Herr Prof. Dr. Kurt Aulenbacher (Tel. +49 6131 39 25804) oder Herr Prof. Dr. Hartmut Wittig (+49 6131 39 26808).

GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.

Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer 26.70-4300 bis zum 03.06.2026 über das Onlineportal auf unserer Webseite:

Online-Portal

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH

Abteilung Personal

Planckstraße 1

64291 Darmstadt

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